GeGroups-Datenschutzhinweis

Wer verantwortlich ist

Für eine Instanz, die Sie betreiben, sind Sie es, und wir verarbeiten nichts.

Betreiben wir sie, ist die Gruppeninhaberin oder der Gruppeninhaber für die Daten der Mitglieder verantwortlich und wir sind deren Auftragsverarbeiter. Für unsere eigenen Konto- und Infrastrukturdaten ist Verantwortlicher Gelhaus Solutions, Eichenwald 3, 49624 Löningen, Deutschland, egelhaus@ennogelhaus.de.

Das Wichtigste zuerst

Eine Mailingliste archiviert Nachrichten. Nicht eine Zusammenfassung davon — die Nachricht.

Zu jedem Beitrag bewahrt GeGroups den HTML- und den Textkörper, eine bereinigte Anzeigefassung, einen Auszug, die Kopfzeilen und die ursprüngliche Rohnachricht, wie sie eintraf auf. Was Sie an eine Liste geschrieben haben, ist gespeichert und für alle sichtbar, denen die Einstellungen der Liste das Archiv öffnen.

E-Mail-Adressen werden in einem Archiv nur maskiert, wenn die Listeninhaberin oder der Listeninhaber das eingeschaltet hat, und diese Einstellung ist standardmäßig aus. Bei einer Liste mit öffentlichem Archiv heißt das: Ihre Adresse ist öffentlich.

Was gespeichert wird

Ihr Konto. E-Mail-Adresse, Anzeigename, Bild, Kurzbiografie, Signatur, Sprache, Zeitzone, Ihre Oberflächeneinstellungen und die Verknüpfung zu Ihrer Identität in unserem selbst betriebenen Hexclave. Sie können mehrere bestätigte Adressen halten; jede trägt ihren Bestätigungsstand.

Ihre Abonnements. Welche Listen, in welcher Rolle, der Zustellmodus, das Schreibrecht, ob Sie moderiert werden, Moderationsvermerke zu Ihnen, Labels, stummgeschaltete Hashtags, wie Sie beigetreten sind, wer Sie freigegeben hat und wann zuletzt an Sie zugestellt wurde.

Nachrichten und Themen. Wie oben: Körper, bereinigte Fassung, Auszug, Kopfzeilen, Rohnachricht, Absendername und -adresse, Bearbeitungszahl, Reaktionszahlen, Aufrufzahl, Anhänge sowie der Moderationsstand mit Begründung und entscheidender Person.

Alles Weitere einer Gruppe: Dateien, Fotos samt Bildunterschriften, Wiki-Seiten und jede Fassung mit Autorschaft, Kalendereinträge und Zusagen, Umfragen und einzelne Stimmen, Chatnachrichten, selbst definierte Tabellen, Entwürfe und Reaktionen.

Eigene Mitgliederfelder. Eine Gruppeninhaberin kann Felder festlegen und Antworten erheben. Was darin steht, bestimmt sie, nicht wir.

Beitritt und Austritt. Antworten offener Mitgliedschaftsanträge, Einladungen und die Sperrliste — die neben Konten auch Adressen und Domains enthält.

Zustellung. Jeder Zustellversuch: Empfängeradresse, Ergebnis, SMTP-Antwort des entfernten Servers, Zahl der Versuche und ein VERP-Token zur Zuordnung einer Unzustellbarkeit. Der Unzustellbarkeitsstand wird je Abonnement mit Zählern und Prüfversuchen geführt.

Aktivitätsprotokoll. Wer wann was in welcher Gruppe getan hat, mit dem Ziel der Handlung — dazu IP-Adresse und User Agent.

DMARC-Berichte. Fremde Mailserver berichten an die Domain einer Gruppe über Nachrichten, die vorgaben, von ihr zu stammen. Diese Berichte enthalten die Quell-IP-Adressen der sendenden Server.

Wohin Nachrichten gehen

Dorthin, wo die Adresse des jeweiligen Mitglieds gehostet ist. Eine E-Mail zu senden heißt, sie dem Anbieter der empfangenden Person zu übergeben, und dieser Anbieter kann überall auf der Welt sitzen. Ausgewählt hat ihn niemand außer dem Mitglied selbst.

Das ist keine Auftragsverarbeitung. Das ist, was eine Mailingliste tut, und keine Einstellung ändert es.

Wer sonst damit umgeht

Wenn wir es betreiben: IONOS SE (Deutschland), Contabo GmbH (Deutschland, wird abgelöst) und eigene Hardware in Deutschland. Den Mailbetrieb übernehmen eigene Stalwart-Server, die Dateiablage ist ein eigenes MinIO. Die Identität läuft auf Hexclave, unserem eigenen selbst betriebenen Fork von Stack Auth — kein Dritter. Alles in der EU.

Kein Fehlerberichtsdienst, keine Analyse, kein Werbenetzwerk, kein KI-Anbieter.

Warum

Betrieb des Dienstes und Ihres Kontos ist Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b.

Die Zustellung von Nachrichten einer Liste, die Sie abonniert haben, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b zwischen Ihnen und der Gruppe.

Unzustellbarkeitsbehandlung, Missbrauchskontrollen, das Aktivitätsprotokoll und die DMARC-Verarbeitung sind berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f: Das Interesse liegt darin, dass Mail ankommt, dass eine Domain nicht gefälscht wird und dass eine Gruppe nachvollziehen kann, wer was getan hat.

Wie lange, und was ein Archiv für die Löschung bedeutet

Kontodaten bestehen, bis das Konto gelöscht wird. Das Löschen einer Gruppe, Liste, eines Themas oder einer Nachricht markiert sie als gelöscht, statt sie sofort zu entfernen, damit ein Moderationsfehler rückgängig gemacht werden kann.

Eine Nachricht im Archiv ist eine Nachricht, die andere empfangen haben. Wir können sie aus dem Archiv entfernen, und die Gruppeninhaberin kann es. Aus den Postfächern aller Mitglieder, an die zugestellt wurde, können wir sie nicht zurückholen, und sie auch nicht. Das ist hier die ehrliche Grenze, und es ist dieselbe, die für jede jemals gesendete E-Mail gilt.

Bitten Sie um Entfernung aus einer Gruppe, entfällt Ihr Abonnement und die Zustellung endet. Was Sie geschrieben haben, bleibt im Archiv, sofern die Gruppeninhaberin es nicht entfernt; fragen Sie sie, denn das ist ihre Entscheidung.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch. Betreiben wir die Instanz, fragen Sie zuerst die Gruppeninhaberin — sie ist verantwortlich und kann handeln, und wir unterstützen sie.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Unsere ist Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.